Il contesto di riferimento
I modelli di organizzazione aziendale, hanno subito negli anni un forte condizionamento dovuto alla introduzione di norme finalizzate alla regolamentazione dei comportamenti per i quali la “non conformità, diventa oggetto di sanzione amministrativa, sino a diventare reato nei casi più gravi. Questa evoluzione ha caratterizzato diversi ambiti aziendali quali per esempio la sicurezza sul lavoro con il DL 81, la responsabilità amministrativa degli enti con il DLGS 231 del 2001 la legge 262 sulla tutela del risparmio, etc.
Analogamente, con la globalizzazione dei mercati, già dall’inizio del nuovo millennio, si è accentuata la necessità di riscrivere le regole che governano il funzionamento delle aziende sia nei rapporti con altre aziende ma soprattutto con i destinatari dei servizi (vedi GDPR). Queste ed altre macro analisi sono alla base del continuo proliferare giornaliero di normative che tendono a regolamentare le attività aziendali.

Lo stato dell’arte
L’approccio a queste dinamiche, da parte della classe imprenditoriale non è sicuramente favorevole infatti, già il modo con cui queste norme vengono imposte e le modalità di applicazione ne snaturano il vero obiettivo che nella realtà tende a premiare i modelli di organizzazione improntati sulla qualità, efficienza  ed in molti casi il rispetto delle direttive di un management attento alla produttività aziendale sostenibile ed attenta alle evoluzioni del mercato .
A questo proliferare di leggi e regolamenti la risposta, in termini di soluzioni adottate, è stata in molti casi anacronistica dal momento che, alla domanda di Consulenza e Servizi Specialistici per l’implementazione delle nuove disposizioni alle esigenze aziendali, ha corrisposto sostanzialmente una offerta di consulenza preoccupata solo di adempiere agl’obblighi imposti,sovrapponendo al modello organizzativo aziendale attività supplementari, step temporali di verifiche e controlli che, anziché supportare l’azienda nel processo evolutivo  ne hanno in qualche caso ingessato il modello esponendo la stessa ad elevati oneri in termini di tempo e costi
Chiaramente in questo scenario caratterizzato da soli oneri, è maturata da parte delle aziende una totale disaffezione che in molti casi ha portato anche a comportamenti palesemente in contrasto con le norme stesse.

Le criticità
Le criticità di questa dicotomia si riscontrano innanzitutto nello scollamento tra l’Azienda e un Consulente poco avvezzo alla cultura d’impresa, disattento alle reali esigenze di produttività e poco incline a valutare gli impatti in termini di  miglioramento dell’efficienza aziendale. In altre parole, è ormai un sentimento diffuso quello di un cliente che vede nel consulente un mero esecutore delle leggi e regolamenti e non un supporto alle sua attività, ne è la prova l’approccio delle aziende alla certificazione qualità per le quali oltre il 90% degli imprenditori intende la ISO 9000 esclusivamente come un onere da sostenere per  dimostrare di avere un’organizzazione. A questo corrisponde un atteggiamento consolidato di un consulente preoccupato solo di consegnare “un bollino” prima possibile e con il minimo sforzo.

Sinteticamente la percezione delle aziende rispetto  alle attività di compliance si declinano in:

  • Alti costi di attivazione e gestione
  • Difficoltà nella fase di aggiornamento continuo e disallineamento rispetto alle esigenze di cambiamento
  • Appesantimento dei processi
  • Assenza di benefici

Il nostro punto di vista
Il nostro atteggiamento critico nei confronti dell’approccio alla compliance da parte degli addetti ai lavori scaturisce da una analisi oggettiva delle condizioni in cui versa il sistema economico Italia e delle possibili cause che l’hanno determinata.

Precisiamo che con questa considerazione non facciamo riferimento ad una norma in particolare tantomeno alla passiva accettazione di norme che in qualche caso sono abbastanza discutibili, il nostro giudizio analizza intanto il Modello di funzionamento delle aziende, e la cultura d’impresa che caratterizza il sistema produttivo che ad oggi per esempio, nella piccola impresa è fermo al dopoguerra. La responsabilità della Consulenza sia essa Contabile Amministrativa che di Direzione è evidente, pertanto, è proprio ripensando alle metodologie sin oggi adottate che scaturisce la nostra proposta, proponendo un Modello ed una Tecnologia a partire proprio dall’azienda dal suo “modus operandi” e dalle sue esigenze di competitività e da queste, far scaturire un modello  che sia innanzitutto di Nuova Gestione delle attività aziendali dove, la compliance, non sia una Sovrapposizione ai processi aziendali ma una Conseguenza della corretta gestione degli stessi.

La soluzione
La nostra formula di gestione della Compliance Integrata prevede 3 diverse metodologie di applicazione: Analitica, sicuramente la metodologia più completa ed efficace; Intermedia, con un buon indice di efficacia e la Sintetica, decisamente meno incisiva dal punto di vista della garanzia di applicazione, ma sicuramente più efficace della tradizionali attività di Audit-Consulenza.

Per illustrare il metodo e la tecnologia che è alla base della nostra soluzione ci avvarremo di una metafora;

Immagginiamo di essere in una azienda che per esempio realizza impianti elettrici. L’azienda è formata da 1 Titolare 1 Segretaria 4 Capisquadra e 20 operai (5 per ogni squadra).Le attività/cose da fare, per ogni commessa sono descritte  in “agende” che la nostra Segretaria giornalmente compila come promemoria.
Possiamo definire Analitica una organizzazione dove la segretaria, sulla scorta delle indicazioni del titolare, redigerà l’agenda giornaliera per ciascun di dipendente.
Avremo una gestione Intermedia se la segretaria redigerà l’agenda di lavoro solo del Titolare  e dei Capisquadra, lasciando a quest’ultimi il compito di trasferire gli ordini di servizio agl’operai.
Avremo una Organizzazione aziendale Sintetica se l’agenda gestita sarà solo quella del titolare che, a questo punto, si occuperà di dare le disposizioni nella maniera che riterrà opportuna.

Ovviamente, va da se che la modalità Analitica è quella che garantisce il rispetto delle “indicazioni aziendali”  nella esecuzione dei lavori, se poi a questa gestione associamo una rendicontazione sempre giornaliera, del lavoro svolto, da parte dei titolari dell’agenda, crediamo di aver generato un modello che prima ancora che virtuoso garantirà una buona efficienza operativa.

La tecnologia  adottata
La gestione della compliance adottata nel modello proposto da Adenzia,  presuppone innanzitutto una organizzazione dell’azienda con una metodologia che garantisce la gestione delle attività aziendali, secondo il modello che si intende adottare (analitico-intemedio-sintetico). La tecnologia informatica utilizzata per consentire questa tipologia di gestione, consente di integrare il Modello Organizzativo nel sistema informativo già in dotazione all’azienda.
Nella fattispecie parliamo di un Framework in Web Services realizzato per la gestione interattiva delle risorse umane  aziendali, per quelle che sono le attività svolta da ciascuna risorsa. Il FW per la parte operativa acquisisce, ove esistenti, i dati disponibili sulla rete aziendale, necessari alla gestione degli applicativi previsti. Il Framwork utilizzato è sintesi delle pitecnologie “open office”. Nella gestione della Compliance è stato adottata la metodologia prevista nello standard “COSO” per il quale in allegato riportiamo le specifiche applicative.
Per la validazione delle procedure applicative utilizzate nella gestione dei processi aziendali,  prima ancora della rispondenza delle stesse ai requisiti delle certificazioni ISO di riferimento, è stata adottata una piattaforma software  la cui tecnologia rispecchia il modello di organizzazione che risponde ai requisiti del Block-Chain. L’adozione di un modello con queste prerogative garantisce una  autocertificazione del sistema come risultato della sua corretta applicazione da parte degli attori coinvolti.
Il modello di gestione operativa implementato nel sistema privilegia unna metodologia attraverso la quale  sono state a priori evitate le sovrapposizioni delle risorse su analoghe attività di Data Entry, Il cuore del sistema di organizzazione è un gestore di processi che lavora sulla mappatura delle singole attività aziendali codificate nella fase iniziale. Questo modello garantisce inutili sovrapposizioni, e comunque evita che le attività siano rallentate o peggio interrotte dal processo di audit svolti nella fase di controllo

Al fine di garantire la piena e completa efficienza delle procedure adottate per la gestione della compliance Integrata sono necessari e seguenti prerequisiti:

  • Innanzitutto una piena approvazione del modello di organizzazione proposto al management aziendale come sintesi di un processo di maturata consapevolezza sulla opportunità di adottare una Compliance Aziendale completa ed Integrata.
  • Individuazione di una figura professionale Interna e/o esterna preposta al monitoraggio giornaliero del Framwork di gestione (Audit Giornaliero)
  • Accesso a tutti i dati aziendali attraverso una procedura in rete dinamica e trasparente alla gestione governata esclusivamente dai privilegi assegnati dall’Amministratore di Sistema.

I Vantaggi

  • Salvaguardia del patrimonio aziendale
  • Attivazione del sistema di Monitoraggio e Controllo aziendale
  • Allineamento delle procedure aziendali alla normativa in vigore

 

00 Compliance Integrata Aziendale A4

         >> Privacy

© 2019 Adenzia. All Rights Reserved. Designed By GalaSystem