Digitalizzazione e Innovazione La gestione di una azienda e le nuove esigenze di compliance
IL CONTESTO DI RIFERIMENTO
I modelli di organizzazione aziendale, hanno subito negli anni una notevole rivisitazione dovuta alla introduzione di norme finalizzate alla gestione dei comportamenti per i quali la “non conformità diventa in alcuni casi oggetto di sanzione amministrativa, degenerando in reato nei casi più gravi. Questa evoluzione ha caratterizzato diversi ambiti di aziende ed enti pubblici quali per esempio la sicurezza sul lavoro con il DL 81, la responsabilità amministrativa degli enti con il DLGS 231 del 2001, etc.
Analogamente, con la globalizzazione dei mercati, già dall’inizio del nuovo millennio, si è accentuata la necessità di riscrivere le regole che governano il funzionamento di enti e aziende sia nei rapporti con altre organizzazioni ma soprattutto con i destinatari dei servizi (vedi GDPR).
LO STATO DELL’ARTE
L’approccio a queste dinamiche, da parte della classe dirigente non è sicuramente favorevole dal momento che molto spesso, ne viene travisato il principio ispiratore è anche vero però, che il modo con cui queste norme vengono imposte e le modalità di applicazione non favoriscono il giusto approccio omettendo il più delle volte di citare il vero obiettivo per le quali vengono emanate, che nella realtà tende a premiare i modelli di organizzazione improntati alla qualità, efficienza ed in molti casi il rispetto di direttive e policy aziendali volute di un management consapevole dei cambiamenti in atto.
A questo proliferare di leggi e regolamenti la risposta, in termini di soluzioni adottate, è stata in molti casi anacronistica dal momento che, alla domanda di consulenza e servizi specialistici per l’adeguamento alla nuove disposizioni da parte di enti e aziende in genere, ha corrisposto sostanzialmente una offerta di consulenza preoccupata soprattutto di adempiere agl’obblighi imposti, sovrapponendo al modello organizzativo in essere attività supplementari, step temporali di verifiche e controlli che, anziché supportare l’organizzazione nel processo evolutivo ne hanno in qualche caso ingessato il modello, esponendo la stessa ad elevati oneri in termini di tempo e costi.
Chiaramente in questo scenario caratterizzato da soli "doveri", è maturata da parte degl'interessati una forma di disaffezione che, in molti casi ha portato anche a comportamenti palesemente in contrasto con le norme stesse.
LE CRITICITA’
Le criticità di questa dicotomia si riscontrano innanzitutto nello scollamento tra l'organizzazione di riferimento ed il Consulente che nel caso di approccio aziendale sembra a volte esserem poco avvezzo alla cultura d’impresa, disattento alle reali esigenze di produttività e poco incline a valutare gli impatti in termini di miglioramento dell’efficienza. In altre parole, è ormai un sentimento diffuso quello di un cliente che vede nel consulente un mero esecutore di leggi e regolamenti e non un supporto alle sua attività. Ne è la prova l’approccio delle aziende alla certificazione qualità per le quali oltre il 90% degli imprenditori intende la ISO 9001 esclusivamente come un insieme di carte necessario per dimostrare di avere un’organizzazione, a questo il più delle volte corrisponde l'atteggiamento di un consulente preoccupato solo di consegnare “un bollino” prima possibile e con il minimo costo e sforzo.
Sinteticamente la percezione da parte delle aziende ed enti in genere rispetto alle attività di compliance si declinano in:
- Alti costi di attivazione e gestione
- Difficoltà nella fase di aggiornamento continuo e disallineamento rispetto alle esigenze di cambiamento
- Appesantimento dei processi
- Assenza di benefici
IL NOSTRO PUNTO DI VISTA
l nostro atteggiamento critico nei confronti dell’approccio alla compliance da parte degli addetti ai lavori scaturisce da una analisi oggettiva delle condizioni in cui versa il sistema economico Italia e delle possibili cause che l’hanno determinata. Precisiamo che con questa considerazione non facciamo riferimento ad una norma in particolare tantomeno alla passiva accettazione di norme che in qualche caso sono abbastanza discutibili, il nostro giudizio analizza intanto il modello di funzionamento delle aziende, e la cultura d’impresa che caratterizza il sistema produttivo che ad oggi per esempio, nella piccola impresa è fermo al dopoguerra. La responsabilità della Consulenza sia essa Contabile Amministrativa che di Direzione è evidente, pertanto, è proprio ripensando alle metodologie sin oggi adottate che scaturisce la nostra proposta, proponendo un Modello ed una Tecnologia a partire proprio dall’azienda dal suo “modus operandi” e dalle sue esigenze di competitività e da queste, far scaturire un modello che sia innanzitutto di Nuova Gestione delle attività aziendali dove, la compliance, non sia una Sovrapposizione ai processi aziendali ma una Conseguenza della corretta gestione degli stessi.
LA SOLUZIONE
La nostra formula di gestione della Compliance Integrata prevede 3 diverse metodologie di applicazione: Analitica, sicuramente la metodologia più completa ed efficace; Intermedia, con un buon indice di efficacia e la Sintetica, decisamente meno incisiva sul piano operativo. Per illustrare il metodo e la tecnologia che è alla base della nostra soluzione ci avvarremo di una metafora:
Immagginiamo di essere in una azienda che per esempio realizza impianti elettrici. L’azienda è formata da 1 Titolare 1 Segretaria 4 Capisquadra e 20 operai (5 per ogni squadra).Le attività/cose da fare, per ogni commessa sono descritte in “agende” che la nostra Segretaria giornalmente compila come promemoria.
Possiamo definire Analitica una organizzazione dove la segretaria, sulla scorta delle indicazioni del titolare, redigerà l’agenda giornaliera per ciascun di dipendente.
Avremo una gestione Intermedia se la Segretaria redigerà l’agenda di lavoro solo del Titolare e dei Capisquadra, lasciando a quest’ultimi il compito di trasferire gli ordini di servizio agl’operai.
Avremo una Organizzazione aziendale Sintetica se l’agenda gestita sarà solo quella del titolare che, a questo punto, si occuperà di dare le disposizioni nella maniera che riterrà opportuna.
Ovviamente, va da se che, la modalità Analitica è quella che garantisce il rispetto delle “indicazioni aziendali” precedentemente definite per l'esecuzione dei lavori, se poi a questa gestione associamo una rendicontazione sempre giornaliera, del lavoro svolto, da parte dei titolari dell’agenda, crediamo di aver generato un modello che prima ancora che virtuoso garantirà una buona efficienza operativa.
LA TECNOLOGIA ADOTTATA
La gestione della compliance adottata nel modello proposto da Adenzia, presuppone innanzitutto una organizzazione dell’azienda con una metodologia che garantisce la gestione delle attività aziendali, secondo il modello che si intende adottare (analitico-intemedio-sintetico). La tecnologia informatica utilizzata per consentire questa tipologia di gestione, consente di integrare da subito il Modello Organizzativo nel Sistema Informativo già in dotazione all’azienda.
Nella fattispecie parliamo di un Framework in Web Services realizzato per la gestione interattiva delle risorse umane aziendali, per quelle che sono le attività svolta da ciascuna risorsa. Il FW per la parte operativa acquisisce, ove esistenti, i dati disponibili sulla rete aziendale, necessari alla gestione degli applicativi previsti. Il Framwork utilizzato è sintesi delle pitecnologie “open office”. Nella gestione della Compliance è stato adottata la metodologia prevista nello standard “COSO” per il quale in allegato riportiamo le specifiche applicative.
Per la validazione delle procedure applicative utilizzate nella gestione dei processi aziendali, prima ancora della rispondenza delle stesse ai requisiti delle certificazioni ISO di riferimento, è stata adottata una piattaforma software la cui tecnologia rispecchia il modello di organizzazione che risponde alla metodologia del Block-Chain. L’adozione di un modello con queste prerogative garantisce una autocertificazione del sistema come risultato della sua corretta applicazione da parte degli attori coinvolti.
Il modello di gestione operativa implementato nel sistema privilegia una metodologia attraverso la quale sono state a priori evitate le sovrapposizioni delle risorse su analoghe attività di Data Entry. Il cuore del sistema di organizzazione è un gestore di processi che lavora sulla mappatura delle singole attività aziendali codificate nella fase iniziale. Questo modello evita inutili sovrapposizioni, e comunque riduce i rallentamenti o peggio le interruzioni causate dal processo di audit eseguito nella fase di controllo
Al fine di garantire la piena e completa efficienza delle procedure adottate per la gestione della compliance Integrata sono necessari e seguenti prerequisiti:
- Innanzitutto una piena approvazione del modello di organizzazione proposto al management aziendale come sintesi di un processo di maturata consapevolezza sulla opportunità di adottare una Compliance Aziendale completa ed Integrata.
- Individuazione di una figura professionale Interna e/o esterna preposta al monitoraggio giornaliero del Framwork di gestione (Audit Giornaliero)
- Accesso a tutti i dati aziendali attraverso una procedura in rete dinamica e trasparente alla gestione governata esclusivamente da privilegi assegnati dall’Amministratore di Sistema.
I VANTAGGI
Di seguito rappresentiamo il modello di gestione della Compliance Aziendala da parte di Adenzia in una configurazione che prevende l'integrazione di più ambiti
